Инструкция по делопроизводству Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа

1. Общие положения

1.1. Настоящаяинструкцияустанавливаетединуюсистему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и иными документами, учет документов, их оформления, рассмотрения, отправки и выдачи, печатания и тиражирования, текущего хранения и передачи на хранение в архив, а также осуществления контроля за соблюдением установленных правил делопроизводства всеми структурными подразделениями Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа. Ведение делопроизводства осуществляется всеми структурными подразделениями суда.

1.2. Общее ведение делопроизводства и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях арбитражного суда возлагается на руководителя аппарата-администратора суда округа, руководителя секретариата председателя суда округа,начальникаотдела делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, обращениями гражданв судебныхсоставах иструктурных подразделениях возлагается на их руководителей.

1.4. Работники арбитражного суданесутперсональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность процессуальных и иных документов. В случае утраты дел или документов начальник отдела делопроизводства немедленно докладывает об этом руководству арбитражного суда, по данному факту руководитель подразделения составляет акт, в необходимых случаях назначается служебное расследование. По результатам расследования принимается решение.

1.5. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению лицам, не имеющим отношения к работе с этими документами.

Передача документов или их копий работникам сторонних организаций, а также использование содержащихся в них сведений в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства арбитражного суда.

1.6. Передача документов из подразделения в подразделение осуществляется через канцелярию под расписку лица, принимающего документ, по указанию руководителя, ранее установившего исполнителя.

1.7. Судьи и специалисты арбитражного суда при уходе в отпуск, выездевкомандировкуобязаныпоуказаниюруководителя подразделения передать через ответственного за ведение делопроизводства в подразделении находящиеся у них на исполнении документы другим исполнителям. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение арбитражного суда все числящиеся за работником документы передаются по акту лицу, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении.

1.8. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы, а также действующей Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и документами Высшего Арбитражного суда Российской Федерации по обеспечению режима секретности в суде.

1.9. Для работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям данной Инструкции.

2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции

2.1. Поступающаяварбитражныйсудкорреспонденция принимается и регистрируется в анцелярии.

2.2. Корреспонденция принимается от почтовых отделений, от фельдъегерской службы, представителей юридических лиц, граждан,осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, государственных органов, органов местного самоуправления, иных органов,должностных лиц,образований, не имеющих статуса юридического лица, и граждан, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя.

При приеме корреспонденции сотрудники канцелярии проверяют состояние конвертов или упаковки, правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

2.4. При вскрытии конвертов (упаковок) проверяется наличие документов и материалов, указанных в приложении: сверяются исходящие номера документов с учетными номерами, указанными на конвертах. Конверты прилагаются к документам.

2.5. В случае отсутствия указанных в приложении документов или повреждения документов составляется акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистамиканцелярии.Первый экземпляр акта прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности в судебный состав или подразделение, второй направляется отправителю, третий хранится в делах канцелярии.

2.6. Пакетыспометкой«Лично»невскрываются.Они направляются адресатам, их содержимое не является официальным документом до возвращения в канцелярию и их регистрации.

2.7. Поступившая корреспонденция сортируется по категориям: судебные дела, дополнительные материалы к судебным делам, кассационные жалобы, направленные минуя арбитражный суд, принявший решение,законодательные, нормативные,служебные документы и т. д.

2.8. Сотрудники канцелярии в правом нижнем углу свободного поля первоголиста документа проставляют штампсполным наименованием арбитражного суда, указывают дату поступления
документа, входящий номер и индекс.

Зарегистрированные документы передаются в соответствующее подразделение. Регистрация поступивших в суд материалов дел, производится в базе данных автоматизированных систем «Судопроизводство» и «Делопроизводство», а также на регистрационных карточках и в журналах регистрации установленной формы.

2.9. На все дела, рассматриваемые в суде, заводятся статистические карточки, которые заполняются по мере совершения процессуальных действий и принятия судебных актов.

2.10. Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от
других видов документов.

2.11. Зарегистрированные сотрудником канцелярии процессуальные документы передаются под расписку ответственным за делопроизводство в соответствующих коллегиях с указанием даты
передачи.

2.12. Судебное дело формируется в коллегии (судебном составе) в следующем порядке: определение об оставлении кассационной жалобы без движения, определение о принятии кассационной жалобы к производству; кассационная жалоба и документ, подтверждающий направление копии кассационной жалобы и приложенных к ней документов лицам,участвующим в деле;платежное поручение (квитанцию) об уплате госпошлины; дополнительные документы, предоставляемые сторонами; ходатайства и принимаемые по ним определения; резолютивная часть постановления; постановление (в полном объеме). Документ-ответ помещается за документом-запросом.

При подшивке дела должно быть обеспечено свободное чтение текста документов дела.

2.13. Наименование всех документов вносится во внутреннюю опись в порядке поступления. Листы судебного дела нумеруются шариковой ручкой пастой черного или синего цвета арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Объем одного тома судебного дела, как правило, не должен превышать 150 листов. К арбитражному делу не должны приобщаться материалы, подлежащие возврату, дубликаты уже имеющихся в деле документов, черновики.

3. Прохождение судебного дела и документов.

3.1. После регистрации судебное дело передается сотруднику канцелярии для рассмотрения вопроса о соответствии формы и содержания кассационной жалобы требованиям, установленным статьей
277 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации 2002 года (далее АПК РФ).

3.2. В случае установления факта подачи кассационной жалобы с нарушением требований, установленных статьей 277 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, сотрудник канцелярии готовит проект определения об оставлении кассационной жалобы без движения (статья 280 АПК РФ) или ее возвращении (статья 281 АПК РФ). Указанные проекты определений передаются для согласования и подписания председателям судебных коллегий.

3.3. В случае оставления кассационной жалобы без движения сотрудник канцелярии регистрирует дело в журнале установленной формы; следит за соблюдением установленного определением срока, в
течении которого лицо, подавшее кассационную жалобу должно устранить обстоятельства, послужившие основанием для оставления кассационной жалобы без движения.

3.4. В случае, если указанные обстоятельства не будут устранены в срок, установленный в определении, сотрудник канцелярии готовит проект определения о возврате кассационной жалобы на основании
пункта 4 статьи 281 АПК РФ, копия его вместе с жалобой и приложенными документами не позднее следующего дня после вынесения определения специалистом направляется заявителю заказным почтовым отправлением.

3.5. В случае если обстоятельства послужившие основанием для оставления кассационной жалобы без движения будут устранены в срок, указанный в определении суда, дело передается соответствующему
председателю судебной коллегии (специалисту) для назначения судебного состава по рассмотрению кассационной жалобы.

3.6. Посленазначениясудебногосостава,судебноедело регистрируетсявжурналесоответствующейколлегии,где отображаются все сведения о движении дела.

3.7. Процессуальные документы (определения, постановления), а также справки на возврат госпошлины оформляются на бланках. Бланки документовподлежатучетуихранятсяуответственного за делопроизводство.

3.8. Дополнительныедокументыиматериалыпомере поступления незамедлительно передаются судье-докладчику, в производстве которого находится дело.

3.9. Не позднее следующего дня после вынесения определения о принятии кассационной жалобы к производству оно направляется лицам, участвующим в деле, специалистом судебного состава заказной почтой с уведомлением о вручении адресату.

Списки дел, подлежащих рассмотрению, составляются специалистами отдела делопроизводства, за 14 дней до даты рассмотрения дел, затем размещаются на специальном сайде суда округа в разделе «дела к рассмотрению» и вывешиваются за день до дня рассмотрения, на доске информации. Копии определения о прекращении производства по кассационной жалобе, вынесенного в соответствии со статьей 282 АПК РФ, направляются лицам, участвующим в деле, не позднее следующего дня после его вынесения. Копия определения о приостановлении исполнения судебного акта, вынесенного в пределах трехдневного срока со дня поступления в суд ходатайства о приостановлении, не позже следующего дня после вынесения определения выдается или направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением лицам, участвующим в деле. Представителю стороны копия определения выдается при предъявлении доверенности и документа, удостоверяющего личность, под расписку, которая подшивается в судебное дело. К материалам дела приобщается также доверенность или ее копия, удостоверенная специалистом.

3.10. Не позднее пяти дней после принятия и изготовления постановления в полном объеме судебное дело возвращается заказной почтой в арбитражный суд субъекта Российской Федерации, принявший решение.

В судебное дело документы подшиваются специалистом в следующем порядке: Сопроводительное письмо об отправке дела в кассационную инстанцию; определение о принятии кассационной жалобы к производству; кассационная жалоба; документ, подтверждающий направление кассационной жалобы лицам, участвующим в деле; документ об уплате госпошлины; доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия на подписание кассационной жалобы; документы, приложенные к кассационной жалобе (кроме документов, имеющихся в деле); документы и ходатайства, представленные в судебном заседании при рассмотрении жалобы лицами, участвующими в деле; постановление кассационной инстанции; уведомления о получении копий определений, постановления. Определения суда кассационной инстанции подшиваются в дело в хронологическом порядке. Опись документов, находящихся в судебном деле, дополняется перечисленными выше документами с проставлением очередных порядковых номеров, исходящих регистрационных номеров, листов судебного дела и заверяется подписью лица, производившего опись, с расшифровкой фамилии и указанием должности и даты ее заполнения.

Номер судебного дела, присвоенный в суде первой инстанции, не изменяется, цифрами и буквами обозначениями не дополняется.

3.11. Производство (наряд) по кассационной жалобе сканируется и размещается на электронном носителе и сдается в архив суда округа.

Кассационное производство формируется из следующих документов (в копиях):

• определение об оставлении кассационной жалобы без движения;
• определение о принятии кассационной жалобы к производству;
• кассационная жалоба;
• исковое заявление;
• обжалуемые судебные акты (решение, постановление, определение);
• материалы дела (документы), на которые имелась ссылка в постановлении кассационной инстанции;
• постановление кассационной инстанции;
• сопроводительное письмо о возвращении дела в суд первой инстанции.

4. Регистрация, распределение, прохождение других документов и корреспонденции.

4.1. Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция, не относящаяся кконкретнымсудебным делам, регистрируется в канцелярии в отдельном журнале.

4.2. При регистрации документа в правом углу нижнего поля первой страницы на свободном от текста месте проставляется штамп с полным наименованием арбитражного суда, указывается регистрационныйномер,датапоступлениядокумента,индекс структурного подразделения, куда направляется документ.

4.3. Регистрационный номер состоит из порядковых номеров поступления документа в пределах календарного года ииндекса структурного подразделения (согласно установленной в суде индексации). Например: 201/Р-01, где 201 - порядковый номер поступления, Р-01 - индекс руководства суда.

4.4. Зарегистрированные документы передаются по назначению в день их регистрации, а в крайнем случае - при поздней доставке, необходимости подбора материалов, большого объема корреспонденции - не позднее следующего дня, а срочная корреспонденция -незамедлительно под расписку в журнале регистрации.

4.5. Сотрудник канцелярии вносит в журнал регистрации фамилию и инициалы назначенного исполнителя (исполнителей), резолюцию (указания) председателя суда (его заместителя) о действиях по исполнению документа, сроке его исполнения. Документ в тот же день (или не позднее следующего) передается под расписку в журнале исполнителю. Контроль за соблюдением исполнителем срока исполнения документа осуществляет сотрудник канцелярии, ведущий журнал.

4.6. По завершении работы над документом исполнитель или ответственный за делопроизводство делает в журнале отметку о помещении исполненного документа и копии исходящего документа в дело в соответствии с номенклатурой.

4.7. Передача зарегистрированныхдокументов из одного подразделения суда в другое производится только по указанию (с согласия) руководителя, поручившего рассмотреть документы, и оформляется через канцелярию. В журнале регистрации проставляется фамилия и инициалы кому передается документ, а также дата передачи.

4.8. При составлении и оформлении документов сотрудники арбитражного суда должны руководствоваться следующими основными требованиями:

• документ печатается на бланке установленной формы; при переписке между подразделениями суда бланки не используются;
• для оформления сопроводительных писем, запросов и некоторых других случаях могут применяться бланки с трафаретной заготовкой печатного текста;
• к документам объемом более одной страницы следует составлять краткие заголовки;
• служебный документ должен быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие его содержания;
• отправляемому из суда документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса подразделения, его подготовившего, порядкового номера и даты подписания. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
• в реквизитах исходящего документа-ответа указывается номер и дата документа, на который дается ответ;
• служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями; в состав подписи входит: полное наименование должности лица, подписавшего документ (если документ исполнен не на бланке руководства), личная подпись и ее машинописная расшифровка.

4.9. Документы, отправляемые за подписью руководства суда, регистрируются в канцелярии. Одна из копий документа хранится в деле канцелярии, другая - в структурном подразделении исполнителя.

4.10. Порядок и срок хранения материалов по исполненным документам обеспечивается в соответствии с номенклатурой дел, пересматриваемой ежегодно и утверждаемой председателем суда.

5. Организация личного приема и рассмотрение обращенийграждан.

5.1.Личный прием граждан и представителей организаций производится по вопросам организации и обеспечения деятельности арбитражного суда, а также жалобам на действия судей, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.

Работники, осуществляющие прием, не вправе давать гражданам юридическую консультацию.

5.2. Первичный прием посетителей производится администратором арбитражного суда, который в пределах своей компетенции самостоятельно разрешает поставленные вопросы либо определяет порядок их дальнейшего рассмотрения, в том числе и необходимость последующего личного приема заявителя руководством арбитражного суда.

5.3. Личный прием заявителей заместителями председателя арбитражного суда производится в соответствии с графиком приема и списком принимаемых лиц, подготовленным администратором суда.

Администратор суда извещает заявителя о времени и месте приема.

5.4. Список лиц, записанных на личный прием к руководству арбитражного суда, передается в приемную соответствующего руководителя не позднее дня, предшествующего дню приема.

5.5. Работа с обращениями, письмами, жалобами и заявлениями, граждан осуществляется в строгом соответствии с действующим
законодательством. Обращения граждан принимаются к рассмотрению арбитражным судом по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

5.6. рассмотрению не принимаются обращения без подписи и обратного адреса (анонимные), содержащие непристойные выражения, не поддающиеся прочтению (последние, если возможно установить адрес, возвращаются заявителям). Светокопиивозвращенныхдокументов, конверты подшиваются в дело по номенклатуре.

5.7. бращения граждан регистрируются в канцелярии в журнале, куда заносятся фамилия, имя, отчество (организация) заявителя, регион,
откуда поступило обращение, входящий номер, дата регистрации,
краткое содержание вопроса с обязательным указанием арбитражного
суда, иной организации, действия которых оспаривает заявитель.

5.8. Ответственность за организацию рассмотрения обращений или ихразрешения по существу, за соблюдение сроков исполнения, а также за состояние делопроизводства по ним в структурных подразделениях
возлагается на руководителей этих подразделений.

5.9. Обращение считается разрешенным, если по поставленным в нем вопросам приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме либо, при его согласии, устно при личной беседе или по телефону, а также в случаях, когда заявитель письменно снимает с рассмотрения, поставленные им вопросы. При устном ответе составляется соответствующая справка, которая приобщается к обращению.

5.10. Обращения граждан и организаций после их рассмотрения формируются в дела по номенклатуре в том структурном подразделении, где готовились ответы.

Копии документов и приложений к ним, направленных в Администрацию Президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации, помещаются в дело по номенклатуре для постоянного хранения. Копии документов, направляемых в иные высшие федеральные государственные органы, хранятся в деле по номенклатуре канцелярии в течение пяти лет.

6. Подготовка инициативных и распорядительных документов.

6.1. Инициативные предложения по совершенствованию законодательства и иных правовых актов, проекты документов, разработанные по поручению Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, направляются в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость в таком документе.

6.2. На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письмауказываетсянаименованиеструктурногоподразделения, фамилия и телефон исполнителя, подготовившего проект документа.

6.3. Запросы, ответы и т. п. печатаются на листах формата А4 (210 х 297) через полтора межстрочных интервалах в трех экземплярах. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в канцелярии, третий - в структурном подразделении - исполнителя.

6.4. Проекты приказов разрабатываютсяструктурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.

Приказ состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается судебных органов. Распорядительная часть начинается словом «Приказываю». В распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

6.5. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее

изданные приказы или их отдельные пункты, или отменяет полностью, в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указывается дата документа, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта, распорядительный документ должен содержать слова: «Признать утратившим силу…». В Последнем пункте распорядительной части указывается должностное лицо или структурное подразделение и его руководитель, на которых возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

6.6. Приказы нумеруются в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно от приказов по кадровым вопросам.

6.7. Проекты распоряжений разрабатываются структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.

7. Контроль за исполнением документов и поручений

7.1. Общий контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения кассационных жалоб, своевременным и качественным исполнением приказов, распоряжений, поручений председателя суда и его заместителей, планов работы, а также других документов, находящихся на исполнении и подлежащих контролю, осуществляет администратор арбитражного суда.

Оперативный контроль по исполнению промежуточных определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на специалистов судебного состава (по поручению судьи – на помощника судьи).

7.2. Контроль осуществляется по журналам учета, регистрационным карточкам с использованием средств программных комплексов «Судопроизводство» и «Делопроизводство». При отсутствии в базе данных необходимых для контроля сведений администратор запрашивает их у руководителей и работников судебных составов, подразделений.

7.3. Необходимость постановки документа на контроль определяет руководитель, дающий указание по исполнению документа.

По указанию руководства арбитражного суда документы особой важности ставятся на особый контроль (ОК) с отметкой срока исполнения, о чем секретарь председателя суда немедленно информирует исполнителя и администратора суда.

Снятия с особого контроля документов и поручений производится только с согласия тех руководителей, по указанию которых они были взяты на особый контроль.

7.4. Все документы с назначенным руководством арбитражного суда сроком исполнения берутся на контроль администратором суда, который контролирует их исполнение в установленный срок.

7.5. Контроль исполнения в судебном составе, подразделении включает в себя, в частности, проверку своевременности отправки почтовой связью или вручения лицам, участвующим в деле, копий судебных актов и извещений о времени рассмотрения судебного дела; вручение исполнителю документа или поручения либо ознакомления с ним; проверку хода и сроков исполнения; информирование судей об истечении срока исполнения определений; информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, за пять дней до истечения срока исполнения; проверку фактического исполнения; снятие с контроля по резолюции руководителя исполненного документа или поручения.

7.6. Исполнение осуществляется в сроки, указанные в поручении или резолюции. Поручения с резолюцией «Срочно» исполняются в трехдневный срок, с пометкой «Оперативно» - в десятидневный срок, остальные – в пределах месячного срока (30 дней), исчисляемого с даты поступления документа (по входящему документу) или даты резолюции руководства (по внутреннему документу).

Срок исполнения по обращениям граждан, требующим дополнительной проверки, установлен один месяц со дня регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на не рабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя, давшего поручение, и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.

7.7. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока.

При направлении в процессе исполнения документов поручений или запросов в организации и учреждения на остающейся в подразделении копии письма, в журнале учета, на контрольной карточке специалистом по делопроизводству делается отметка «Контроль». Специалист осуществляет по этим документам контроль до поступления в арбитражный суд ответа.

7.8. Администратор суда ежемесячно докладывает председателю суда о ходе исполнения документов и поручений особого контроля иежеквартально – о ходе исполнения иных контролируемых документов.

8. Контроль за ведением делопроизводства

8.1. Осуществление оперативного контроля за прохождением документов, их регистрация и учет в судебных составах иподразделениях ведутся в электронной базе данных и на контрольно- регистрационных карточках, а в необходимых случаях в журналах установленной формы.

8.2. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства при привлечении специалистов других судебных составов и подразделений не реже одного – двух раз в год проверяет состояние делопроизводства в судебных составах и подразделениях.

Справки по итогам проверки представляются руководству арбитражного суда.

8.3. Администратор суда совместно с отделом делопроизводства периодически, не реже двух раз в год, проверяет у исполнителей фактическое наличие и порядок использования бланков строгой отчетности, печатей, штампов, условия хранения судебных дел и документов, своевременную передачу судебных дел в архив, своевременность введения информации в АИС «Судопроизводство» и «Делопроизводство». О результатах проверки докладывается руководству суда, руководителям судебных составов и подразделений.

8.4. Под документооборотом понимается процесс движения документа от момента его подготовки, создания и исполнения до передачи в архив или уничтожения.

Отдел делопроизводства и специалисты по делопроизводству судебных составов и подразделений ведут учет объема документооборота, как правило, за полугодие и по итогам года.

При необходимости работники судебных составов и подразделений вносят предложения администратору суда и начальнику отдела делопроизводства по совершенствованию работы с документами и улучшению делопроизводства.

9. Изготовление, использование, учет и хранение печатей, штампов и бланков

9.1. Изготовление печатей (за исключением гербовой печати) и штампов по заявкам структурных подразделений обеспечивается начальником отдела делопроизводства по разрешению председателя арбитражного суда.

9.2. Все изготовленные печати и штампы( за исключением печатей, штампов и металлических печатей, непосредственно полученных лицом, ответственным за ведение секретного делопроизводства) учитываются в отделе делопроизводства в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку работникам судебных составов и подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

9.3.Бланки организационно-распорядительных документов арбитражного суда, исполнительных листов, удостоверений личности, командировочных удостоверений, трудовых книжек и иных документов подлежат строгому учету в журналах учета бланков в отделе делопроизводства и подразделениях, работающих с этими документами.

9.4. Печати и штампы, типографские бланки важнейших документов должны храниться в металлических запирающихся шкафах в условиях, исключающих доступ к ним работников, не имеющих отношения к использованию печатей и бланков, а также посторонних лиц.

9.5. Ответственность за хранение и использование по назначению в судебных составах и подразделениях печатей, штампов и бланков несут их руководители и назначенные ими работники.

9.6. Выдача печатей и штампов производится начальником отдела делопроизводства суда под расписку получателя в соответствующем журнале. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой по указанию председателя арбитражного суда.

Об утрате печати или штампа немедленно ставятся в известность председатель суда, администратор, начальник отдела делопроизводства.

9.7. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат возврату начальнику отдела делопроизводства.

Работник, которому были выданы печать или штамп, при увольнении или переходе в другое подразделение обязан сдать их начальнику отдела делопроизводства.

Уничтожение печатей, штампов, устаревших бланков производится работниками по указанию председателя суда с составлением акта, подписываемого администратором или начальником отдела делопроизводства и двумя работниками суда, путем сжигания или резки.

10. Использование гербовой печати и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

10.1. Подлинность судебных актов и иных документов, выдаваемых арбитражным судом в установленных законодательством случаях, свидетельствуется (удостоверяется) оттиском гербовой печати арбитражного суда.

Порядок учета, хранения и использования гербовой печати, который исключал бы ее несанкционированное применение, устанавлен в федеральном арбитражном суде нормативным документом (приказом). Каждый экземпляр гербовой печати закреплен за конкретным должностным лицом, на которое возлагается обязанность по соблюдению установленного порядка ее хранения и использования.

10.2. Письма за подписью председателя арбитражного суда и его заместителей, направляемые в федеральные государственные органы и организации, в государственные органы и организации субъектов Российской Федерации, в арбитражные суды, печатаются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

10.3. Письма, направляемые арбитражным судом в другие арбитражные суды, организации и учреждения по вопросам, входящим в компетенцию арбитражного суда, подписываются соответствующими должностными лицами(их заместителями) и печатаются на бланках арбитражного суда с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

10.4. Информационные, методические и другие документы, касающиеся судебной практики, организационного обеспечения деятельности суда, направляются только за подписью руководства арбитражного суда на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

11. Тиражирование документов и копировальные работы

11.1.Тиражированию машинописным способом или путем ксерокопирования в судебных составах, подразделениях подлежат только судебные акты, служебные документы и материалы арбитражного суда с обязательной регистрацией в журналах установленной формы.

Тиражирование документов объемом до трех страниц в количестве до пяти экземпляров производится, непосредственно в судебных составах и подразделениях, имеющих копировально-множительные аппараты.

11.2. Администратор суда, начальник отдела делопроизводства вправе проверить тираж с целью обеспечения рационального использования рабочего времени специалистов, экономного расходования бумаги и материалов, сохранения ресурса копировально-множительных машин.

11.3.Тиражируемые документы большого объема (информационные письма, инструкции и т.п.) должны иметь на последней странице выходные данные: дату, год.

12. Составление номенклатуры дел

12.1. Номенклатура дел представляет собой ежегодный систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в судебных составах и подразделениях арбитражного суда, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив арбитражного суда, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

12.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденных Главархивом СССР 05.09.1985 № 263, и Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы арбитражного суда.

12.3.Сводная номенклатура дел арбитражного суда формируется в соответствии со структурой его аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных составов и структурных подразделений.

12.4. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства, является документом постоянного хранения. Ей присваивается очередной порядковый номер по перечню приказов.

12.5. Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

12.6. Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела.

При формировании дел необходимо помещать в дело только исполненные правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников. Документы постоянного и временного сроков хранения следует группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты т т.п.); дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле несколько томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением: т.1, т. 2 и т.д.

12.7. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по кадровым вопросам формируются в отдельное дело. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Обращение граждан и должностных лиц (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению обращений группируются отдельно от других документов.

12.8. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

12.9. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут руководители судебных составов, подразделений и соответствующие специалисты.

Перечень основных дел по номенклатуре дел арбитражного суда

• № 1. Правовые акты органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации по вопросам, касающиеся деятельности суда.
• № 2. Правовые акты представительных и исполнительных органов власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления по вопросам, касающимся деятельности суда.
• № 3. Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.
• № 4. Письма, инструкции и другие рекомендации Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, переписка с подразделениями суда.
• № 5. Материалы обобщения судебной практики суда.
• № 6. Приказы председателя арбитражного суда.
• № 7. Распоряжения руководства арбитражного суда.
• № 8. Протокол оперативных совещаний.
• № 9. Планы работ и материалы по их выполнению.
• № 10. Акты, докладные записки, протоколы и другие материалы о работе суда, канцелярии.
• № 11. Статистическая информация суда и переписка по ней.
• № 12. Материалы, оставленные без движения.
• № 13. Копии определений о направлении дел по подсудности.
• № 14. Предложения, заявления, жалобы граждан и юридических лиц, не подлежащие рассмотрению в порядке, установленном Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, переписка по ним.
• № 15. Переписка суда, не связанная с делами и жалобами.
• № 16. Реестры заказных бандеролей (писем) и описи корреспонденции, отправляемой простой почтой.
• № 17. Описи дел, сданных в архив суда.

13. Экспертиза ценности документов

13.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой России.

13.2. Для проведения экспертизы ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия, председателем которой является один из заместителей председателя суда. Экспертная комиссия создается приказом председателя суда.

13.3. На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения.

13.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

13.5. Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «До минования надобности».

Дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением акта.

14.Оформление для передачи в архив номенклатурных дел

14.1. До передачи в архив дела по номенклатуре, хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

14.2. В архив сдаются все дела с постоянным и долговременным (свыше 10 лет) сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям.

Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает: подшивку и переплет дела, изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела; на деле четко пишется индекс, заголовок дела, указывается дата начала и завершения дела.

14.3. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

Оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований дела архивом не принимаются.

Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста судебного состава или подразделения. Дела сдаются по сдаточной описи.

14.4. Дела с истекшим временным сроком хранения (до 10 лет включительно) оформляются и подготавливаются к уничтожению специалистами судебных составов и подразделений по актам. Акты оформляются в двух экземплярах: первый сдается в архив, второй хранится в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения.

15. Выдача из архива документов и дел по номенклатуре

15.1. Выдача из архива дел и документов производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под расписку в журнале регистрации дел, находящихся в архиве.

На выданное дело, документ заводится карточка-заместитель. В ней указывается номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело.

Дела и документы выдаются на срок не более одного месяца.

15.2. При выдаче копий документов, если они исполнены на бланках суда, полностью воспроизводятся реквизиты бланка.

Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на обратную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40-45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «копия верна» ставятся таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

16. Прием и передача служебной информации по каналу факсимильной связи и электронной почтой

16.1. Прием и передачу информации по каналам факсимильной связи и электронной почты осуществляют специалисты секретариата (приемных) руководства арбитражного суда, отдела делопроизводства , имеющих факсимильные аппараты и электронные почтовые ящики.

Передача и прием электронных сообщений производится специалистами приемных.

16.2. Принятые по электронной почте и факсимильной связи сообщения распечатываются на бумажные носители. Эти материалы, относящиеся к производству по судебным делам, не могут рассматриваться в качестве процессуальных документов, не имеют юридической силы, а носят информационный характер.

На оборотной стороне последнего листа такого документа указывается порядковый учетный номер по журналам регистрации факсограмм или электронных сообщений, дата, год.

16.3. По каналу факсимильной связи и электронной почтой запрещается передавать, секретные документы, документы ограниченного распространения и тексты документов «Не для печати».

16.4. Объем передаваемой факсимильной связью информации, не должен превышать пяти страниц текста, напечатанного через полтора интервала. Текст печатается шрифтом черного цвета.

16.5. Заявки на передачу информации факсимильной связью и электронной почтой подписываются руководителями судебных составов и подразделений. На подлиннике материала специалист, отправляющий его, указывает порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю под расписку в журнале. Заявки остаются в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения и хранятся в течение одного года.

17. Делопроизводство по восстановлению утраченных судебных дел.

17.1. В случае утраты судебного дела оно может быть восстановлено судом по заявлению лиц, участвующих в деле, или по инициативе суда.

17.2. О восстановлении утраченного судебного дела судом выносится определение, которое направляется лицам, участвующим в деле. Суд предлагает сторонам представить имеющиеся документы суду, касающиеся указанного дела. Утраченное дело в соответствии с определением суда подлежит полному или частичному восстановлению.

17.3. Заявление о восстановлении утраченного судебного дела подается в суд, рассмотревший дело в первой инстанции. К заявлению прилагаются сохранившиеся у заявителя документы или их копии, имеющие отношение к делу.

17.4. Суд по своей инициативе может запросить у организаций и предприятий документы или их копии, бывшие предметом рассмотрения в судебном заседании по утраченному делу, а также направленные в ходе рассмотрения дела копии судебных актов. В необходимых случаях суд может допросить в качестве свидетелей лиц, присутствующих при совершении процессуальных действий, а также лиц, входивших в состав суда, рассмотревшего дело, лиц, исполнявших судебные акты по делу.

17.5. При невозможности восстановления утраченного судебного дела вследствие недостаточности собранных материалов суд выносит определение о прекращении разбирательства заявления о восстановлении судебного дела, которое направляется лицам, участвовавшим в деле.

17.6. Восстановленному делу присваивается регистрационный номер утраченного дела.

Опубликовано: 30.03.2010 06:50 Обновлено: 05.09.2012 10:46